Voor elke deelnemer/deelnemend team aan LOOP Leeuwarden.

Artikel 1: Organisatie

• LOOP Leeuwarden is een initiatief van en wordt georganiseerd door St. Gezonde Stad Leeuwarden.

Artikel 2: Deelnemers

• Deelnemers zijn individuen of teams, die zich hebben ingeschreven voor of één van de hardloop- of één van de wandelafstanden.
• Deelnemende hardlopers en wandelaars worden aangeduid als deelnemer.
• Deelnemers kunnen kiezen uit de volgende disciplines en afstanden: hardlopen (5, 10 en 21,1 km), wandelen (6, 12 en 18 km) en kidsrun (1 en 2,5 km).

Artikel 3: Deelname

• De deelnemer dient op de dag waarop LOOP Leeuwarden wordt gehouden tenminste de door de organisator voor dat onderdeel vastgestelde minimumleeftijd (en in sommige gevallen een maximum leeftijd) te hebben bereikt. Voor hardlopers geldt een minimumleeftijd van 12 jaar op de 5 km, 14 jaar op de 10 km en 16 jaar op de 21,1 km (halve marathon). Voor de wandelafstanden is geen minimum- of maximum leeftijd van toepassing. Deelname aan de Kidsrun kan van 4 t/m 9 jaar (1 km) en van 8 t/m 12 jaar (2,5 km).
• De deelnemer mag slechts aan LOOP Leeuwarden deelnemen, indien hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, indien het inschrijfgeld volledig is voldaan en indien de deelnemer akkoord is gegaan met dit reglement. De organisator behoudt het recht te allen tijde inschrijvingen met vals ingevulde persoonlijke gegevens te verwijderen.
• Deelnemers aan LOOP Leeuwarden mogen hun deelname startnummer/stempelkaart overdragen aan een andere loper en kunnen hun afstand wijzigen. Voor het wijzigen naar een duurdere afstand wordt het verschil in rekening gebracht. Als je een goedkopere afstand kiest, wordt het verschil niet terugbetaald.
• Indien de deelnemer verhinderd is om aan LOOP Leeuwarden deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Onder ‘inschrijfgeld’ wordt mede verstaan, de kosten voor deelname, de clinics, de aanschaf van het gelimiteerde hardloop- of wandelshirt, en een eventuele donatie aan het door de organisator aan LOOP Leeuwarden verbonden goede doel.

Artikel 4: Annulering en restitutie

• Deelnemer is zich ervan bewust dat Deelnemer participeert in een buitenevenement, waarbij (weers)omstandigheden van invloed kunnen zijn op het al dan niet doorgaan van de Activiteit.
• Deelnemer erkent dat het, met het oog op de levensvatbaarheid en continuïteit van zowel de Organisator als de Activiteit, gerechtvaardigd is dat geen of slechts gedeeltelijke restitutie plaatsvindt van inschrijfgelden of door Deelnemer gemaakte kosten.
• Het inschrijfgeld geldt mede als vergoeding voor de voorbereidingskosten van de Activiteit in de breedste zin van het woord. De prestatie van de Organisator omvat meer dan enkel toelating tot de Activiteit op de overeengekomen datum en tijd.
• Deelnemer accepteert bewust het risico dat de activiteit er ter beoordeling van de Organisator en al dan niet op aanraden of bevel van deskundigen en/of het bevoegd gezag, wegens bijzondere omstandigheden en/of ter bescherming van de veiligheid en/of gezondheid van de Deelnemer en/of in geval van overmacht in tijd wordt verplaatst of wordt geannuleerd.
• In gevallen zoals in artikel 3 lid 4 beschreven kan de Deelnemer geen aanspraak maken op een vergoeding van eventuele door de Deelnemer zelf gemaakte kosten en/of geleden schade zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, reis- en verblijfkosten.
• Met betrekking geldt het volgende ten aanzien van restitutie van eventuele inschrijfgelden:
  • De Deelnemer heeft de mogelijkheid om te verzoeken om restitutie van het inschrijfgeld. De Organisator heeft het recht om redelijk gemaakte kosten in te houden op het te restitueren bedrag, met een maximum percentage van het inschrijfgeld. Hiervoor geldt de volgende staffel;
    
    

    Termijn	Ingehouden percentage van het inschrijfgeld
    Vanaf 10 januari	50%
    Vanaf 1 maand voor de start van het evenement	60%
    Vanaf 1 week voor de start van het evenement	80%
    Vanaf 72 uur voor de start van het evenement	90%
    Vanaf 24 uur voor de start van het evenement	100%

  • Voor overige bestellingen (zoals parkeerkaarten of merchandise) wordt het betaalde bedrag uitsluitend gerestitueerd indien kosteloze annulering door de Organisator mogelijk is. Indien dit niet het geval is, wordt de bestelling geleverd en vindt geen restitutie plaats.

Artikel 5: Portretrecht

• De in het kader van LOOP Leeuwarden eventueel door of namens de organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond LOOP Leeuwarden gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer zichtbaar is voor communicatiedoeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).

Artikel 6: Persoonsgegevens

• De door een deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator opgenomen in een bestand. Door deelname aan LOOP Leeuwarden verleent een deelnemer toestemming aan de organisator en haar partners tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de deelnemer, voor interne geanonimiseerde data-analyse en – mits hiervoor op het inschrijfformulier door de deelnemer uitdrukkelijk toestemming is gegeven – voor de inzet van de persoonsgegevens door de organisatie en/of haar partners ten behoeve van het verzenden van LOOP Leeuwarden relateerde informatie aan de deelnemer en promotionele/commerciële doeleinden.
• Het is de deelnemer te allen tijde toegestaan schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de organisator en/of haar partners of tegen het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, waarna de organisator dat verzenden respectievelijk dat verstrekken zal stopzetten. Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet.
• De deelnemer geeft organisator toestemming om diens gegevens te delen met de door organisator gekozen medische organisatie, in geval van medische noodzaak.

Artikel 7: Instructies organisatie

• De deelnemer dient de instructies op te volgen van de organisator, c.q. van personen die gelet op de door hen gedragen kleding of andere uiterlijke kenmerken, kennelijk tot de organisatie van de organisator behoren.

Artikel 8: Diskwalificatie

• De organisator is gerechtigd een deelnemer te diskwalificeren en/of uit de wedstrijd te halen indien deze zich niet houdt aan dit wedstrijdreglement of zich onsportief of onbehoorlijk gedraagt of indien zulks op grond van medische overwegingen of in verband met een ordelijk verloop van LOOP Leeuwarden noodzakelijk wordt geacht.
• De organisator neemt de startnummers in van de hardlopers die zijn gediskwalificeerd of anderszins uitgevallen zijn. Bij de wandelaars wordt de stempelkaart ingenomen.

Artikel 9: Uit de wedstrijd/wandeling halen

• Iedere deelnemer die later buiten de aangekondigde tijd kilometerpunten passeert, zal onherroepelijk uit de wedstrijd/wandeling genomen worden.
• De organisatie zal voor vervoer van de uit de loop genomen deelnemers naar de finish zorgen, indien uitsluitend de tijdslimiet de oorzaak is.

Artikel 10: Startpositie

• De feitelijke toewijzing van een startvak aan een deelnemer geschiedt door de organisator.
• De deelnemer is verplicht om minimaal vijf minuten voor de start in de desbetreffende startvakken aanwezig te zijn.
• Na het vertrek van de laatste startgroep is het voor laatkomers niet mogelijk om van start te gaan. Dit omdat het parcours zo snel mogelijk na de passage van de laatste lopers weer moet worden vrijgegeven voor het reguliere verkeer.

Artikel 11: Startnummer/stempelkaart

• De deelnemer ontvangt van de organisator een startnummer/stempelkaart waarop het hem toegekende deelname(nummer) is vermeld.
• De hardloper dient het startnummer op zijn borst te bevestigen en de wandelaar dient de stempelkaart op verzoek te tonen.
• Het startnummer moet zodanig worden bevestigd en gedragen dat het startnummer en andere er op afgebeelde informatie goed zichtbaar is.
• Het startnummer mag niet worden afgesneden of gevouwen.
• Het is de deelnemer verboden andere startnummers te dragen of stempelkaarten te gebruiken dan die hem zijn versterkt door de organisator.
• Bij niet opvolgen kan tot diskwalificatie worden overgegaan.

Artikel 12: Medisch paspoort hardlopers

• De hardloper is verplicht het medisch paspoort op de achterzijde van het startnummer in te vullen.

Artikel 13: Tijdslimieten hardloper en wandelaars

• In verband met vrijgave van het parcours voor het verkeer, moet de deelnemer binnen een bepaald tijdslimiet na de start, de finish zijn gepasseerd, anders wordt hij/zij niet opgenomen in de uitslag. Bij deelname gelden de volgende limieten:
  • 5 km hardlopen: 75 minuten.
  • 10 km hardlopen: 1 uur en 45 minuten.
  • halve marathon: 3 uur
• De finish voor de wandelaars sluit om 15:30 uur.

Artikel 14: Finish

• De finish voor de wandelaars sluit om 15:30 uur. Dit betekent dat de deelnemer aan het wandelen zelf de tijd in de gaten moet houden met het oog op stops/pauzes. Op verzoek kan een globaal tijdschema worden verstrekt.

Artikel 15: Tassenafgifte

• Iedere deelnemer kan zijn tas afgeven op een locatie vlak bij de finish.
• De organisatie draagt geen verantwoording voor het eventuele zoekraken van (kleding)tassen.

Artikel 16: Aansprakelijkheid

• Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisator toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden. De organisator is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder mede begrepen loonkosten en ziektekosten, gederfde winst, ongeacht de wijze waarop deze is ontstaan. De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren kledingstukken of andere eigendommen van deelnemers.
• Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de organisator voor schade van de deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de organisator ter zake van die schade uitkeert, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van dekking de aansprakelijkheid van de organisator is beperkt tot een bedrag van maximaal € 5.000,– (zegge: vijfduizend euro) per Overeenkomst.
• De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan LOOP Leeuwarden.
• De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op LOOP Leeuwarden.
• De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan een deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot LOOP Leeuwarden. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
• Sponsors van LOOP Leeuwarden en de gemeente(n) waarin LOOP Leeuwarden plaatsvindt, zijn evenals de organisator, uitgesloten van aansprakelijkheid.
• De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren kledingstukken of andere eigendommen van deelnemers. Dat geldt ook voor zaken die achtergelaten zijn in door de organisator ter beschikking gestelde kleedaccommodatie (of kledinginname/garderobe).

Artikel 17: Ziekten of ongevallen

• De organisatie wijst elke verantwoording van de hand in geval van ziekten of ongevallen overkomen aan deelnemers.

Artikel 18: Vaststelling uitslag hardlopers

• De organisator stelt de finishtijd per hardloper aan de 5, 10 km of halve marathon vast. Deze vaststelling is bindend. De tijdregistratie geschiedt door middel van een tag van De organisator kan de tijden van de deelnemer alleen dan registreren indien deze een Tag op de juiste wijze draagt. De hardloper ontvangt een tag van de organisator die op het startnummer is bevestigd.
• De persoonlijke uitslag is op basis van netto tijd (dus vanaf het moment dat je onder de startboog doorkomt tot en met het moment dat je finisht). De top drie per afstand is op basis van bruto tijd (dus vanaf het moment van het startschot tot en met het moment dat je finisht).
• Hardlopers aan de Kidsrun en wandelaars ontvangen geen finishtijd (zij hebben ook geen tag)
• De organisator stelt de uitslag vast en is gerechtigd de uitslag te wijzigen na geconstateerde onjuistheden.

Artikel 19: Prijzen en prijsuitreiking

• Op de hardloopafstanden 5 km, 10 km en halve marathon vindt er voor de top 3 (mannen en vrouwen) een prijsuitreiking plaats. Na de finish krijgt de top drie informatie over waar en hoe laat de prijsuitreiking plaatsvindt. De top drie wordt bepaald op basis van de bruto tijd (wie het eerst over de finish komt).
• De top drie per afstand ontvangt een medaille, prijzengeld en mogelijk een prijzenpakket via partners/sponsoren van LOOP Leeuwarden.
• De hoogte van het prijzengeld is voor mannen en vrouwen gelijk en is als volgt:
  • 5 km (Nr. 1. €75,-, Nr. 2. €50,-, Nr. 3. €25,-)
  • 10 km (Nr. 1. €125,-, Nr. 2. €100,-, Nr. 3. €75,-)
  • Halve marathon (Nr. 1. €250,-, Nr. 2. €200,-, Nr. 3. €150,-)
• Er vindt een aparte prijsuitreiking plaats voor teams die meedoen aan de Bentacera Business LOOP. Het beste per afstand (5 km, 10 km en halve marathon) krijgt een wisselbokaal uitgereikt. Het winnende team is het team met de laagste opgetelde nettotijd van de 3 snelste deelnemers uit het team.
• Er vindt een aparte prijsuitreiking plaats voor studenten die meedoen via Leeuwarden Student Sport. Op de hardloopafstanden (5 km, 10 km en halve marathon) vindt voor de snelste student (man en vrouw) een huldiging plaats. Na de finish krijgt de snelste man en de snelste vrouw informatie over waar en hoe laat de prijsuitreiking plaatsvindt. De snelste man en de snelste vrouw wordt bepaald op basis van de bruto tijd (wie het eerst over de finish komt).

Artikel 20: Overige bepalingen

• De Wegenverkeerswet en de daarop gebaseerde wetgeving, zoals het reglement verkeersregels en verkeerstekens, blijven ook tijdens LOOP Leeuwarden op het gehele parcours van kracht.
• Het zich laten begeleiden, onverschillig met welk doel en door wie dan ook, is op het parcours niet toegestaan. Dit met uitzondering van de kinderen die deelnemen aan de 1 km Kidsrun en van deelnemers waar dit om medische redenen noodzakelijk is. In het laatste geval dient hiervoor schriftelijk toestemming van de organisatie verkregen te zijn.
• Het volgen van de hardloopwedstrijd in auto’s, op motoren of (brom)fietsen is niet mogelijk.
• Het is niet toegestaan tijdens LOOP Leeuwarden expliciet politieke, levensbeschouwelijke of religieuze denkbeelden uit te dragen of uitlatingen te doen die als aanstootgevend, kwetsend of beledigend ervaren kunnen worden, op welke wijze dan ook.
• Het is niet toegestaan op enige wijze promotionele/commerciële activiteiten te verrichten en/of uit te dragen zonder toestemming van de organisatie.
• Het meenemen van (huis)dieren en voorwerpen zoals kinderwagens, spandoeken, enzovoort is niet toegestaan. Op de wandelafstanden zijn honden (mits aangelijnd) en kinderwagens wel toegestaan.
• Het is niet toegestaan om tijdens deelname aan LOOP Leeuwarden op de 5 km, 10 km en halve marathon een kostuum te dragen, anders dan een functionele hardloopoutfit.
• Van de deelnemer wordt verwacht dat hij geen schade toebrengt aan eigendommen van anderen en geen afval achterlaat. Tevens is wildplassen verboden.
• De deelnemer heeft de mogelijkheid om het inschrijfgeld optioneel te verhogen met een bijdrage aan het goede doel dat verbonden is aan LOOP Leeuwarden. LOOP Leeuwarden is echter geen goede doelen evenement.

Artikel 21: Geschillen

• Op de overeenkomst en alle rechtsbetrekkingen die tussen de organisator enerzijds en de deelnemer anderzijds mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
• In geval van geschillen, voortvloeiend uit de overeenkomst of uit daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen, zullen partijen allereerst in overleg treden teneinde dit geschil langs minnelijke weg te beëindigen. Indien partijen daar niet in slagen, zal een geschil als hiervoor bedoeld exclusief worden beslecht door de bevoegde rechter van de vestigingsplaats van de organisator.