Versie – Maart 2022
Loop Leeuwarden wordt georganiseerd door Stichting Gezonde Stad Leeuwarden, Postbus 707, 8901 BM Leeuwarden. Deze stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
+31(0)650487883
vrijwilligers@loopleeuwarden.frl
www.loopleeuwarden.frl
Persoonsgegevens die wij verwerken
LOOP Leeuwarden verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de (persoons)gegevens die wij verwerken:
- Registratiegegevens*
Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, rekeningnummer, opleidingsniveau, werksituatie, motivatie, verwachtingen, vrijwilligerservaring, rijbewijs, kledingmaat, dieetwensen, allergieën, contactgegevens calamiteiten, externe organisatie, certificaat verkeersregelaar (indien van toepassing), pasfoto
*Je stelt deze gegevens rechtstreeks ter beschikking in het registratieproces als vrijwilliger voor LOOP Leeuwarden.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
LOOP Leeuwarden is het grootste hardloopevenement van Fryslân. Elk jaar staan er duizenden deelnemers aan de start op het feestelijke Wilhelminaplein. Het parcours gaat dwars door de sfeervolle binnenstad van Leeuwarden. Voor de organisatie van LOOP leeuwarden is de organisatie sterk afhankelijk van vrijwilligers. Zo’n 300 vrijwilligers zetten zich jaarlijks in voor een succesvol evenement.
De gevraagde gegevens via het registratieformulier heeft LOOP Leeuwarden nodig om alle vrijwilligers op de juiste manier te voorzien van informatie, om een juiste indeling te maken, alle vrijwilligers goed te begeleiden, om te kunnen corresponderen en de vrijwilligers na afloop te kunnen vergoeden voor hun inzet.
Geautomatiseerde besluitvorming
LOOP Leeuwarden neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een persoon tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
LOOP Leeuwarden bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Gegevens die we opslaan als je daarmee hebt ingestemd, verwijderen we zodra je jouw toestemming intrekt. Gegevens die we verwerken op basis van ons legitieme belang, bewaren we tot op het moment waarop ons belang verdwijnt met een maximum van 26 maanden. Er is een uitzondering: net zoals elke onderneming zijn wij wettelijk verplicht onze administratie, inclusief facturen met adresgegevens, zeven jaar te bewaren.
Delen van persoonsgegevens met derden
LOOP Leeuwarden verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien en aan te passen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw persoonsgegevens kan je een mail sturen naar vrijwilligers@loopleeuwarden.frl waarna wij binnen een week jouw gegevens aanpassen of verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bedrijf en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar vrijwilligers@loopleeuwarden.frl.
Foto’s en video opnamen
De door de organisatie aangestelde fotografen en videografen zullen foto’s en video-opnamen maken tijdens LOOP Leeuwarden. Iedere vrijwilliger stemt automatisch in met deze fotografie en film zonder enige vorm van compensatie en geeft LOOP Leeuwarden toestemming om deze foto’s en video-opnamen, die beelden van bezoekers en vrijwilligers kunnen bevatten, te gebruiken voor de nasleep van het evenement en ter promotie van vrijwilligerswerk voor toekomstige evenementen, zonder enige vorm van aansprakelijkheid.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
LOOP Leeuwarden neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.